Håndbok for tillitsvalgte

Din viktigste oppgave som tillitsvalgt er å ivareta medlemmenes interesser på arbeidsplassen. Det betyr at du er deres samtalepartner og representant i ulike møter med arbeidsgiver.

Medlemssaker

Når et medlem henvender seg for å få råd eller hjelp, er det viktig at du får med de viktigste faktaene: 

• Medlemmets navn
• Medlemmets telefonnummer 
• Medlemmets arbeidssted

Du bør også søke opp medlemmet i medlemsregisteret for å forsikre deg om at vedkommende har gyldig medlemskap. Du skal kun bistå ansatte med gyldig medlemskap i FO. I medlemsregisteret finner du all informasjon knyttet til medlemskap og ansettelse registrert på medlemmet.

Deretter skal du finne ut:

• Hva gjelder henvendelsen?
• Hva har medlemmet selv gjort?
• Hva ønsker medlemmet hjelp til videre?
• Avtale eventuell videre kontakt eller saksgang med medlemmet.
• Vurdere om du selv skal eller må rådføre deg med.

Finn først ut om medlemmet kun har behov for råd og veiledning for deretter å kunne jobbe videre med problemstillingen selv eller om det er en sak du som tillitsvalgt må gå mer inn i.

Har du kunnskap og kompetanse til å ta deg av saken selv eller bør du rådføre deg med din avdeling allerede nå? Har du all nødvendig informasjon eller må du ha mer? Får du tillatelse til å snakke med noen hos arbeidsgiver for å hente informasjon? Er det en sak som krever at du fra første stund opptrer skriftlig eller kan problemet løses muntlig?

For å holde oversikt over saker er det lurt å skrive fortløpende notater om saken fra første henvendelse. Husk at alle opplysningene du får i medlemshenvendelser er konfidensielle og må behandles deretter.

Du må også finne ut:

• Gjelder henvendelsen et praktisk problem eller er det noe som er eller kan bli en personalsak?
• Gjelder det spørsmål om praktiske ting som lønn, arbeidstid, permisjoner o.l. klarer du ofte å løse problemet ved hjelp av en uformell samtale med arbeidsgiver eller en henvendelse til personal- eller HR-avdeling.

Ved å komme tidlig inn i en sak kan du i større grad bidra til at saken løser seg. 

Personalsaker

De fleste personalsaker kommer som direkte henvendelse fra medlemmet. Da har saken ofte ikke utviklet seg så langt. Ved noen anledninger er det arbeidsgiver som kontakter tillitsvalgt. Da dreier det seg gjerne om saker av mer alvorlig karakter.

Søke gjerne råd og støtte fra din avdeling i personalsaker. De er der for å hjelpe og bistå deg.

I en personalsak må du finne ut og dokumentere skriftlig følgende:

• Hvem som er involvert i saken?
• Hva som har skjedd til nå og i hvilken rekkefølge har det skjedd?
• Få klarlagt om konflikten er mellom personer på samme nivå eller om den gjelder leder eller underordnet.

Det vil ofte være behov for å møte medlemmet for å få god oversikt over sakskomplekset. Be medlemmet selv lage en skriftlig oppsummering og fremstilling av problemet. Det er viktig å få med datoer, hva som er gjort og hvordan det ble gjort.

Det er ikke alltid våre medlemmer har en god sak eller retten på sin side. Dersom du mener at medlemmet har er en dårlig sak, er det viktig at du er åpen om dette. Medlemmet skal uansett ha en ryddig behandling av tillitsvalgt og arbeidsgiver.

Når du har fått oversikt over sakskomplekset, kontakter du arbeidsgiver på lavest nivå enten skriftlig eller på telefon og ber om et møte. I møtet skal du ikke diskutere saken med arbeidsgiver, men kun legge den fram. Det bør på forhånd være klart om medlemmet skal være med på møtet. Det anbefales at medlemmet alltid deltar, med mindre det er forhold som særlig taler mot det. I det skriftlige saksdokumentet ditt noterer du tidspunkt for henvendelsen og tidspunkt for møte. Dette gjør du å kunne dokumentere saksgangen.

I det første møtet mellom tillitsvalgt og arbeidsgiver (og eventuelt medlemmet), kan det også være hensiktsmessig å ha personal- eller HR-leder er til stede. Det skal føres referat fra møtet, og det er arbeidsgivers oppgave p sørge for dette. Du bør likevel gjøre egne notater underveis. Sørg for at det kommer konkrete avtaler ut av møtet som f.eks.: Hva skal gjøres til neste gang? Hvem har ansvaret for å utføre dette?

Det er viktig at referatet gjennomgås og godkjennes av begge parter i etterkant av møtet. Uenigheter må fremstilles skriftlig innen avtalt frist.  Husk også å be om å få tid til å lese igjennom avtaler du får over bordet, og aldri signer dokumenter du er uenige i.

Etter møtte med arbeidsgiver bør du ha et møte med medlemmet for å oppsummere:

• Hvor langt er vi kommet i saken? 
• Hva er veien videre? 

Det er viktig at alt du gjør underveis er tydelig for medlemmet og at medlemmet forstår hva som skal skje. Hvis det er en dårlig sak, vær ærlig om hva som kan bli resultatet.

Du kan når som helst i prosessen ta kontakt med FOs avdeling for å få råd. Hvis det er en sak som kan ende i en oppsigelse eller det allerede er en oppsigelse, skal du kontakte avdelingen din for videre oppfølging.

Noen saker løses raskt, andre kan vare i måneder og i verste fall kan det bli behov for å koble inn juridisk bistand. Uansett alvorlighetsgraden på en konflikt kan det være krevende å være alene om saken. Snakk derfor med din plasstillitsvalgt, klubbstyret, eller søk råd og bistand i avdelingen.

Ansettelser 

Tillitsvalgt er del av arbeidsplassens ansettelsesprosesser. Tillitsvalgte er med fra drøfting om behov, kompetanse i stillingen, utlysningstekst, utvelgelse av kandidater, intervju, innstilling og ansettelse.

Under intervjuet er det viktig at alle kandidatene blir behandlet likt og spurt om de samme tingene. Det er derfor lurt å bruke en intervjuguide. 

Du finner mer om tillitsvalgtes involvering i ansettelsesprosesser i arbeidsplassens personalhåndbok. 

Arbeidstidsordninger

Det finnes ulike arbeidstidsordninger. Noen jobber kun dagtid, andre jobber turnus. Turnusene kan være forskjellige. Som tillitsvalgt er det viktig at du setter deg inn i hvilke arbeidstidsordninger som gjelder på din arbeidsplass.

Som tillitsvalgt vil du være med og drøfte bemanning, arbeidstider, lengde på vakter, hviletid o.l. før turnusavtaler signeres og turnus godkjennes. Det er mulig å avtale turnusen som går ut over Arbeidsmiljølovens bestemmelser.